La evolución de las gestorías

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Siempre leo con interés los artículos que hablan sobre Asesorías/Gestorías, muchos escritos por empresas de software de gestión, y que, por tanto, inciden en la línea de la adaptación a los nuevos tiempos.

No cabe duda que la actual tecnología evita burocráticos intercambios de documentación y agilizan plazos, hasta el punto de poder tener la contabilidad al día y mejorar así nuestra gestión.

Mi reflexiones nacieron al leer el post “Hacia la auténtica Asesoría”, donde equiparan el  servicio de una Asesoría al de una Dirección Financiera contratada por horas, capaz de facilitar informes para la toma de decisiones.

La idea suena bien, y más ahora que hay que reducir costes, pero creo que faltan piezas para terminar de construir este puente entre la Entidad y su Asesoría. Piezas como qué necesidades tengo, la formación y el conocimiento mutuo de ambas orillas. Me explico:

En la orilla de la Entidad (o autónomo) se sigue viendo la contabilidad como una obligación legal y no como fuente de información, quizá por carecer de formación económica para interpretar los estados financieros. Y aquí es donde veo el peligro de la idea de externalizar el puesto de Dirección Financiera, es decir, el puesto donde confluyen los conocimientos, técnicos y económicos, de la actividad y de la Entidad, para poder realizar análisis y preparar informes para la toma de decisiones.

El primer paso es ser conscientes de qué funciones queremos externalizar.

Con la Gestoría externalizamos las tareas administrativas necesarias para, cumpliendo con la ley, tener un primer informe económico-financiero de la Entidad, es decir, una Contabilidad. No saber interpretar/leer esas Cuentas Anuales, es como comprar el Quijote y no leerlo. Querer que nos interpreten las Cuentas y preparar informes, es un terreno de la Asesoría. Pero conviene subrayar que esta externalización no puede ser lo mismo que tener a una persona con la destreza que da la visión diaria de la actividad desde dentro. Por eso los responsables de la gestión deben hacer el esfuerzo de formarse en materia de gestión económica, empezar a dar la importancia que tiene la Contabilidad y otros procedimientos de gestión y control económico. Cierto que la contabilidad tiene una parte burocrática y mecánica, pero tras esa recogida de datos, está la función de analizar la información. Por eso, se externalice o no, quien recibe esos informes, digamos Dirección General, debe saber interpretarlos mínimamente.

Vayamos al otro lado de la orilla.

Aquí la Gestoría/Asesoría también debe hacer un esfuerzo para unir el puente. La flexibilidad del Plan General de Contabilidad, permite adaptar el Plan de Cuentas a la realidad particular de la Entidad. A falta de una experiencia en el Sector, debería existir la predisposición para escuchar qué necesita y quiere el cliente. Una forma de no llevarse a engaños, y lo digo porque he vivido en los dos lados del río. Este esfuerzo es importante hacerlo al principio, dejar bien claro en qué márgenes se mueve la colaboración para saber cuándo se está demandando servicios nuevos. Al igual que no es lo mismo la gestión de nóminas, elaborar contratos, finiquitos e indemnizaciones, que asesorar en caso de despidos, o que un servicio jurídico en caso de juicios. En contabilidad pasa igual, no es lo mismo elaborar las Cuentas Anuales, que elaborar un informe financiero interno, que un informe para un Concurso de Acreedores.

En definitiva, ni unos deben llevar contabilidades como quien hace churros, ni la Entidad o autónomo creer que tiene contratado un asesor 24h. En éste sentido mucha publicidad (incluida la de alguna entidad bancaria) puede llevar a engaño ofreciendo unos servicios ambiguos a bajos precios. No es lo mismo gestoría, que asesoría o que un trabajo de consultoría, y por tanto, el precio/coste tampoco es igual.Imagen

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Limites en el pago en efectivo

Desde el 19 de noviembre de 2012 están prohibidos los pagos en efectivo, en operaciones en las que una de las partes sea empresario o profesional, por un importe igual o superior a 2.500€.

Así lo dice el artículo 7 de la Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude.

En ese mismo articulo nos dice que el importe será de 15.000€ cuando el pagador sea una persona física que justifique que no tiene su domicilio fiscal en España, siempre que no actúe como empresario o profesional.

Para los que estén pensando en fraccionar el pago para no superar el umbral, que sepan que el cálculo del umbral se realiza sumando todos  los importes desembolsados para esa operación.

¿Y qué es efectivo? El texto  nos lleva al artículo 34.2 de la Ley 10/2010, y nos dice que, a los efectos de esta Ley se entenderá por medios de pago:

  1. El papel moneda y la moneda metálica, nacionales o extranjeros.
  2. Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda.
  3. Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador.

Si esto sirve para prevenir el blanqueo de capitales, bienvenida sea la ley.

¿Cuándo debo llevar una Contabilidad?

¿Qué leyes obligan a llevar un control económico?

Parece que si no hay una ley que nos obligue, unas bases de una subvención que nos fuerce a presentar un informe económico (llámese formulación, memoria de seguimiento o justificación), no  hacemos el más mínimo esfuerzo en utilizar  herramientas de gestión. Porque en realidad es lo que son, instrumentos para mostrar nuestra realidad y así poder mejorar nuestra gestión. Somos así, por lo tanto, no nos queda otra que, antes que la razón, comenzar con las leyes.

La evolución del Tercer Sector (del mundo asociativo) ha ido encaminándose poco a poco a la profesionalización, y si no lo hacía por iniciativa propia, la legislación marcaba el ritmo a las más rezagadas.

Así, desde cualquier asociación, atendiendo a la Ley Orgánica 1/2002, Derecho de Asociación,  en su artículo 14 nos dice sus obligaciones documentables y contables.  Toda Asociación debe, además de “una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas”, debe “efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”.

 Depende de nuestra forma jurídica y el tipo de actividades realizamos.

Si desarrollamos una actividad mercantil, entra en juego el Código de Comercio, que, en su art.25, nos obliga a “llevar una contabilidad ordenada que permita un seguimiento cronológico de las operaciones, elaborar periódicamente Balances e Inventarios”. Exige tener un libro de inventarios, otro de Diario y Cuentas Anuales.  Es la Ley 16/2007, desarrollada en el RD 1514/2007 y el  RD 1515/2007, la que aterriza todo esto y nos marca unas normas conocidas como Plan General de Contabilidad (PGC). Si somos Fundaciones de competencia estatal y Asociaciones declaradas de utilidad pública, tenemos la adaptación sectorial del PGC en el RD 1491/2011

Pues deben ajustarse a lo legislado en su territorio, por ejemplo Cataluña publicó un PGC en el Decreto 259/2008.  Pero si vamos a la Ley Orgánica 50/2002, Fundaciones, vemos en su art. 25, que están “obligadas a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronológico de las operaciones realizadas”. Para ello deben llevar un “libro Diario, libro de Inventarios y Cuentas Anuales, con el fin de poder mostrar una imagen fiel de su patrimonio, situación financiera y resultados”, términos muy parecidos al art.5 del RD 1740/3003,  que nos dice cómo deben rendir cuentas las asociaciones declaradas de utilidad pública, y por tanto nos llevaría al PGC para ESFL.


Pero por si no quedara claro leyendo los artículos 2.a y 3.8 de la Ley 49/2002, que regula el régimen fiscal de las ESFL, encontramos que para que una Fundación (sin más) pueda beneficiarse de lo recogido en esta norma debe llevar aplicar un PGC.

“¡Cuántas leyes!

¡Cuántos artículos!,

Me he perdido!”….

No me extraña… cada gremio hablamos en unos vocablos propios para parecer más listos pero impedir que los demás nos entiendan. Pero fijémonos un poco, aunque no entendamos las palabras, vemos que algunas se repiten desde la legislación más “suave” aplicada a una Asociación hasta la que es de aplicación a una empresa que desarrolla una actividad mercantil.

Llevar un registro (contabilidad) permite obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera, así como las actividades realizadas, es decir, lo que dispongo, lo que necesito, lo que gasto e ingreso al desarrollar mi trabajo. En definitiva, supone una herramienta para conocer nuestra realidad, recoger información para posteriormente, analizándola, poder tomar decisiones.

Documentos sustitutivos de la factura

¡Peligro!

Entramos en tierras movedizas. Esta parte de la selva está plagada de documentos que pueden provocar desde la bronca del Responsable Financiero hasta el reintegro de una subvención.

Debemos estar atentos a la finalidad de los documentos que utilizamos en nuestras operaciones habituales, por eso hemos empezado conociendo las características de lo único que fiscalmente es válido: la factura.

No es lo mismo los requisitos fiscales que las bases de una subvención, por eso, cuando hablamos de finalidad nos podemos estar refiriendo a varios aspectos:

–          Legal

–          Contable

–          Fiscal

–          Justificación de una subvención

Por tanto, conviene hablar con propiedad. Es habitual ver documentos con la palabra RECIBO o RECIBÍ, pero con todos los datos de una factura, entonces, ¿por qué no utilizar directamente FACTURA?, a efectos fiscales es lo mismo, si se han realizado las liquidaciones y declaraciones tributarias correspondientes, claro está.

En la legislación cuando se habla de documentos sustitutivos de la factura, solo menciona los tiques. Esta palabra que utilizamos tanto, recibo o recibí, ha venido a tener una finalidad legal y contable, pero no fiscal. Es decir, nos ha servido como prueba de entrega de una cantidad de dinero.

La ley flexibiliza la obligación de emitir una factura en una serie de operaciones que no vamos a describir y que se recogen en el art.4 del RD 1496/2003. Aunque no nos servirá para deducirnos el IVA de la compra, la legislación sí exige un contenido mínimo:

–          Número y/o Serie

–          NIFiscal, nombre y apellidos o razón social del vendedor.

–          Tipo impositivo aplicado o la expresión IVA incluido

–          Contraprestación total

Muy relacionado con este tipo de documentos está la Hoja de Liquidación de Gastos de Desplazamientos, cuyos múltiples modelos seguro que habéis tenido que rellenar para justificar una subvención. Y aquí es donde vemos la lógica de lo que hemos venido hablando:

El financiador nos viene a decir: “Bien, me presentas un documento justificativo de que has realizado y pagado un gasto de transporte (Tique), pero ahora necesito saber quién ha viajado y el motivo”.

(Estamos atentos a la aprobación del RD por el que se apruebe el Reglamento que regule las obligaciones de facturación, en principio para entrar en vigor a partir del 1 de enero de 2013)