Documentos sustitutivos de la factura

¡Peligro!

Entramos en tierras movedizas. Esta parte de la selva está plagada de documentos que pueden provocar desde la bronca del Responsable Financiero hasta el reintegro de una subvención.

Debemos estar atentos a la finalidad de los documentos que utilizamos en nuestras operaciones habituales, por eso hemos empezado conociendo las características de lo único que fiscalmente es válido: la factura.

No es lo mismo los requisitos fiscales que las bases de una subvención, por eso, cuando hablamos de finalidad nos podemos estar refiriendo a varios aspectos:

–          Legal

–          Contable

–          Fiscal

–          Justificación de una subvención

Por tanto, conviene hablar con propiedad. Es habitual ver documentos con la palabra RECIBO o RECIBÍ, pero con todos los datos de una factura, entonces, ¿por qué no utilizar directamente FACTURA?, a efectos fiscales es lo mismo, si se han realizado las liquidaciones y declaraciones tributarias correspondientes, claro está.

En la legislación cuando se habla de documentos sustitutivos de la factura, solo menciona los tiques. Esta palabra que utilizamos tanto, recibo o recibí, ha venido a tener una finalidad legal y contable, pero no fiscal. Es decir, nos ha servido como prueba de entrega de una cantidad de dinero.

La ley flexibiliza la obligación de emitir una factura en una serie de operaciones que no vamos a describir y que se recogen en el art.4 del RD 1496/2003. Aunque no nos servirá para deducirnos el IVA de la compra, la legislación sí exige un contenido mínimo:

–          Número y/o Serie

–          NIFiscal, nombre y apellidos o razón social del vendedor.

–          Tipo impositivo aplicado o la expresión IVA incluido

–          Contraprestación total

Muy relacionado con este tipo de documentos está la Hoja de Liquidación de Gastos de Desplazamientos, cuyos múltiples modelos seguro que habéis tenido que rellenar para justificar una subvención. Y aquí es donde vemos la lógica de lo que hemos venido hablando:

El financiador nos viene a decir: “Bien, me presentas un documento justificativo de que has realizado y pagado un gasto de transporte (Tique), pero ahora necesito saber quién ha viajado y el motivo”.

(Estamos atentos a la aprobación del RD por el que se apruebe el Reglamento que regule las obligaciones de facturación, en principio para entrar en vigor a partir del 1 de enero de 2013)

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Un pensamiento en “Documentos sustitutivos de la factura

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