¿Cuándo debo llevar una Contabilidad?

¿Qué leyes obligan a llevar un control económico?

Parece que si no hay una ley que nos obligue, unas bases de una subvención que nos fuerce a presentar un informe económico (llámese formulación, memoria de seguimiento o justificación), no  hacemos el más mínimo esfuerzo en utilizar  herramientas de gestión. Porque en realidad es lo que son, instrumentos para mostrar nuestra realidad y así poder mejorar nuestra gestión. Somos así, por lo tanto, no nos queda otra que, antes que la razón, comenzar con las leyes.

La evolución del Tercer Sector (del mundo asociativo) ha ido encaminándose poco a poco a la profesionalización, y si no lo hacía por iniciativa propia, la legislación marcaba el ritmo a las más rezagadas.

Así, desde cualquier asociación, atendiendo a la Ley Orgánica 1/2002, Derecho de Asociación,  en su artículo 14 nos dice sus obligaciones documentables y contables.  Toda Asociación debe, además de “una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas”, debe “efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”.

 Depende de nuestra forma jurídica y el tipo de actividades realizamos.

Si desarrollamos una actividad mercantil, entra en juego el Código de Comercio, que, en su art.25, nos obliga a “llevar una contabilidad ordenada que permita un seguimiento cronológico de las operaciones, elaborar periódicamente Balances e Inventarios”. Exige tener un libro de inventarios, otro de Diario y Cuentas Anuales.  Es la Ley 16/2007, desarrollada en el RD 1514/2007 y el  RD 1515/2007, la que aterriza todo esto y nos marca unas normas conocidas como Plan General de Contabilidad (PGC). Si somos Fundaciones de competencia estatal y Asociaciones declaradas de utilidad pública, tenemos la adaptación sectorial del PGC en el RD 1491/2011

Pues deben ajustarse a lo legislado en su territorio, por ejemplo Cataluña publicó un PGC en el Decreto 259/2008.  Pero si vamos a la Ley Orgánica 50/2002, Fundaciones, vemos en su art. 25, que están “obligadas a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronológico de las operaciones realizadas”. Para ello deben llevar un “libro Diario, libro de Inventarios y Cuentas Anuales, con el fin de poder mostrar una imagen fiel de su patrimonio, situación financiera y resultados”, términos muy parecidos al art.5 del RD 1740/3003,  que nos dice cómo deben rendir cuentas las asociaciones declaradas de utilidad pública, y por tanto nos llevaría al PGC para ESFL.


Pero por si no quedara claro leyendo los artículos 2.a y 3.8 de la Ley 49/2002, que regula el régimen fiscal de las ESFL, encontramos que para que una Fundación (sin más) pueda beneficiarse de lo recogido en esta norma debe llevar aplicar un PGC.

“¡Cuántas leyes!

¡Cuántos artículos!,

Me he perdido!”….

No me extraña… cada gremio hablamos en unos vocablos propios para parecer más listos pero impedir que los demás nos entiendan. Pero fijémonos un poco, aunque no entendamos las palabras, vemos que algunas se repiten desde la legislación más “suave” aplicada a una Asociación hasta la que es de aplicación a una empresa que desarrolla una actividad mercantil.

Llevar un registro (contabilidad) permite obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera, así como las actividades realizadas, es decir, lo que dispongo, lo que necesito, lo que gasto e ingreso al desarrollar mi trabajo. En definitiva, supone una herramienta para conocer nuestra realidad, recoger información para posteriormente, analizándola, poder tomar decisiones.

Cómo contabilizar las Subvenciones (1 ): ¿Cuándo son las subvenciones no reintegrables?

La Norma de Valoración 18ª Subvenciones, Donaciones y Legados recibidos, tanto del RD 1514/2007 como del RD 1491/2011, habla de dos tipos de subvenciones:

Reintegrables, que registramos como un Pasivo hasta que adquieran la condición de no reintegrables.

No reintegrables,  que registramos como Patrimonio neto  y vamos imputando a resultado sobre una base sistemática y racional de forma correlacionada con los gastos derivados de la subvención, es decir, según unos criterios de imputación que luego veremos.

Este cambio es el que ha provocado muchas sorpresas a la hora de ver el nuevo Balance surgido tras la adaptación y obtener sus ratios: Pasar de tener todo lo pendiente de ejecutar de una subvención en el Patrimonio Neto a colocarlo en el PASIVO, será como “pinchar” ese “colchón” llamado Fondo de Maniobra que estaba tan hinchado con cantidades que en verdad significaban compromisos de ejecución a corto plazo, deudas convertibles en subvenciones siempre y cuando se cumplieran los requisitos.

¿Cuándo sé yo que mis subvenciones son no reintegrables?

  1. Cuando exista un acuerdo individualizado de concesión a nuestro favor
  2. Cumplamos las condiciones establecidas para su concesión
  3. No existan dudas razonables sobre la recepción de esa subvención.

Para entender cumplidos estos tres requisitos debemos fijarnos bien en el fin de la subvención, es decir, para qué nos concedieron la ayuda:

a) Adquirir un activo y mantenerlo un número de años. En este caso será no reintegrable cuando al cierre del ejercicio se haya realizado esa inversión y no existan dudas de que se mantendrá tal y como nos diga las bases de la concesión. Si es activo financiero, y su rendimiento destinado al cumplimiento de los fines, seguiremos los criterios establecidos para este tipo de activos.

b) Construcción, mejora, renovación o ampliación de un activo, Cuando las condiciones del otorgamiento exigen la finalización de la obra y su puesta en condiciones de funcionamiento, se calificará la subvención de no reintegrable en la proporción de la obra ejecutada al cierre del ejercicio, siempre que no existan dudas razonables de cumplir con el acuerdo de concesión.

c) Financiar gastos específicos de ejecución plurianual, por ejemplo, realizar unas jornadas de sensibilización. Cuando las condiciones exigen la finalización del plan de actuación y la justificación de haber realizado las actividades, se considerará no reintegrables en la proporción del gasto ejecutado al cierre del ejercicio, … y de nuevo, siempre que no existan dudas razonables de cumplir con los términos fijados en la concesión.

Grupo 1: Financiación básica. Primera reclasificación de elementos patrimoniales (1)

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Como su propio nombre indica aquí tengo mis principales recursos propios y financiación ajena a largo plazo que cubre mi estructura fija (activo no corriente) y una parte del activo corriente. Este “colchón” es lo que se conoce también como el Fondo Maniobra.

En las cuentas de Capital/Fondo Social no hay que hacer nada, a lo sumo, abrir una cuenta de Reservas específica contra la que realizar los ajustes.

El meollo está en las cuentas 13 Subvenciones, donaciones y ajustes por cambios de valor que aunque no desaparecen, sí van a perder peso en el Balance. En verdad, tras la entrada en vigor del PGC de 2007, en estas cuentas ya deberíamos tener solo la parte pendiente de ejecutar de subvenciones, donaciones y legados, no reintegrables (ojo al dato!), y que están pendientes de transferir o imputación a resultados. El resto de subvenciones se reubican en el pasivo, en función del plazo de ejecución previsto. Por tanto, para quienes hicieron los deberes el 1 de enero de 2008, no deben hacer nada, para los remolones toca poca ponerse al día.

A modo de repaso teórico: el Plan nos propone diferentes códigos según quién nos conceda la ayuda: Si es una Administración Pública, nos señala la 130 Subvenciones de Capital. Si son empresas o particulares, la 131 Donaciones y legados de Capital. Y luego un cajón de sastre 132 Otras Subvenciones, donaciones y legados.  Puestos a repasar, su movimiento es:

Se abonará: 1. Al cierre del ejercicio, por la subvención concedida, con cargo a un cuenta del subgrupo 94. 2. Por el gasto por impuesto sobre beneficios vinculado a la subvención imputada o transferida a la cuenta de pérdidas y ganancias, con cargo a las cuentas del subgrupo 83.

Y se cargará: 1. Al cierre del ejercicio, por la imputación a la cuenta de pérdidas y ganancias de la subvención recibida, con abono a una cuenta del subgrupo 84. 2. Por el gasto por impuesto sobre beneficios vinculado a la subvención imputada directamente en el patrimonio neto, con abono a las cuentas del subgrupo 83.

Por tanto la reclasificación a realizar será pasar el saldo de la 130, 131 y 132 que corresponda a subvenciones reintegrables y llevarlas al pasivo según su plazo previsto de ejecución: Las de largo plazo al pasivo no corriente, en la subcuenta  172 Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados, y las de corto, al pasivo corriente, a la subcuenta 522 Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados.

No obstante el tema de las subvenciones merece un post a parte. En éste nos conformamos con un cuadrito resumen:

En el anterior PGC En el nuevo
130131

132

En las mismas subcuentas si son no reintegrable
172, la parte considerada reintegrable y que está pendiente de ejecutar a largo plazo
522,  la parte considerada reintegrable y que está pendiente de ejecutar a corto plazo

Constitución de una Sociedad. Y paso 3: Habemus Sociedad

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Post actualizado en nuestra nueva dirección

El día 16, tras la firma, nos habíamos quedado dejando un depósito en la Notaría de 300 euros como provisión para los gastos de Solicitud de NIF Provisional (coste cero) e inscripción en el Registro Mercantil. Bien, el 25 la Notaría me informó que ya podía recoger las Escrituras. Desglose de la factura:

–       Notario: 296,24 euros

–       Derechos de Registro: 119,68

–       Publicación en BORME: 54.58

Total. 470,50 euros

El mismo día que recogí las Escrituras, realicé la solicitud telemática del NIF definitivo, no hace falta ir personalmente, la documentación requerida puede enviarse escaneada.

Es decir, que entre exenciones de impuestos, gestiones realizadas por la Notaría y trámites telemático, hemos dejado atrás etapas y paseos como::

  1. Pago del Impuesto sobre operaciones societarias, hasta hace poco la broma era el 1% del capital, unos 30.06 euros, teniendo que presentar el Modelo 600,  telemáticamente a través del portal del contribuyente de mi Comunidad.
  1. 2.    Solicitud del CIF provisional, mediante presentación telemática del Modelo 036.
  1. Inscripción en el Registro Mercantil. Tendría que haber vuelto al Registro para depositar la Escritura, junto la carta de pago del Impuesto de Operaciones Societarias.

 Si hubiera tenido tiempo me hubiera gustado ir personalmente, por la cuestión simbólica de que a partir de éste momento es cuando se adquiere formalmente la personalidad jurídica, y oficialmente cuando sale publicado en el Boletín.

Bueno, pues ya nos queda solo completar otro Modelo 036  para darnos de alta en los correspondientes IAE e informar del Régimen de IVA y otras obligaciones a las que estaremos sujetos en el desarrollo de nuestra actividad, pero estos puntos prefiero desarrollarlos en escritos dedicados al tema fiscal.

Termino esta trilogía con un epílogo no debe olvidarse: Legalizar nuestros libros en el Registro mercantil. Sí, hay que volver al Registro Mercantil, porque toda sociedad ha de tener un libro de actas (acuerdos JD) y un libro de socios (identidad de los mismos y participación sobre el capital, así como las compras y ventas de esas participaciones.)

En fin, como me dijo el Notario tras firmar: ahora solo queda trabajar.

Cómo actualizar nuestra contabilidad a la adaptación sectorial para Entidades sin fines lucrativos

¿Todavía no has adaptado la Contabilidad a la nueva legislación?.

¿Eres una Asociación declarada de utilidad pública o Fundación de competencia estatal?

Pues desde el 1 de enero de 2012 no nos queda otra que aplicar la adaptación del PGC a Entidades sin fines lucrativos que se aprobó con el RD 1491/2011.

Hasta la fecha se podía seguir aplicando el RD 776/1998 en aquello que no contradijera al RD 1514/2007, el que aprobó el Plan General de Contabilidad,  y al RD 1515/2007, el PGC destinado a las PYMES y microentidades. Pero se acabó la prórroga. Toca actualizar nuestra contabilidad

Lo primero que hay que hacer es elaborar el balance de apertura. Para ello debemos  reclasificar y valorar, comprobando en su caso su deterioro, algunos elementos patrimoniales según las nuevas normas. La contrapartida de estos ajustes será una cuenta de reservas.

De cara a cumplir con el principio de uniformidad y el requisito de comparabilidad, puedo hacer esta reclasificación y valoración en el balance de 2011, o bien optar por presentar las cuentas anuales de 2012 como iniciales, es decir, la información comparativa respecto al ejercicio 2011 será sin adaptar a los nuevos criterios. El esfuerzo será muy parecido.

En cualquier caso, en la memoria debemos abrir un punto: “Aspectos derivados de la transición a las nuevas norma contables” en el que explicar las principales diferencias entre los criterios aplicados en el ejercicio anterior y los actuales, así como la cuantificación del impacto que produce esta variación de criterios contables en el patrimonio neto de la Entidad.

Pues bien, esto es lo que nos dice la “Disposición transitoria única. Reglas de aplicación de las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos en el primer ejercicio que se inicie a partir de 1 de enero de 2012”. Pero cómo empezar?… ¿Cómo arranco?

Leído el texto legal, que para aprendérselo y soltarlo en la tertulia del café está muy bien, lo que toca es comenzar por el principio: el Grupo 1.

Al igual que hice en 2008, me he preparado un cuadro con dos columnas, a un lado mi actual Plan de Cuentas y al otro las adaptaciones que me marque la nueva norma.

Qué queréis que os diga, para mi estos procesos me los tomo como un repaso de lo estudiado, y siempre encuentro mejoras que realizar en mi Plan de Cuentas, y de esta manera tampoco olvidar una de las principales funciones de la contabilidad: mostrar información útil para tomar decisiones. No cabe duda que una buena codificación nos mostrará unos datos más desglosados y, por tanto, una fotografía más nítida de nuestra realidad.

Lo dicho: Grupo 1. …. Pero empiezo otro día.

Enlaces útiles:

RD 1491

Corrección errores RD 1491

RD 776/1998

RD 1514/2007

RD 1515/2

Dando los primeros pasos

Blog, blog, blog, blog, parece el sonido de pisadas en la nieve….

Hace años quien no tenía un blog era porque no sabía escribir… yo he tardado un poco, quizá hasta que he logrado entender para qué sirven, además de para satisfacer egos.

Blog, blog, blog, blog son los pasos de la tecnología.

Los presupuestos generales del Estado en código BIDILa presentación de los últimos presupuestos generales del estado ha sido en formato BIDI. Todavía me sigue sorprendiendo que en un trozo de plástico cupieran todos esos libracos con los que antaño el ministro de economía se fotografiaba, y ahora resulta que aparece el señor con una cartulina y nos dice que aquí están los presupuestos. Los más austeros de la historia, los que nos sacará de la CRISIS. Habrá que creerlo, y verlo como cuando Moisés bajó de la montaña con unas tablas y un texto que dijo que se lo había dictado Dios.

Blog, blog, blog, blog es el sonido de unas tijeras infantiles cortando una cartulina.

Me han contado cómo un niño de dos años ha descubierto su saliva, como todos los grandes inventos ocurrió de manera fortuita, pongamos que se dio cuenta al tartamudear, al atascarse una de esas primeras palabras que ha aprendido. ¡La saliva! ¿Para qué servirá? Seguro que esta pregunta no se la hacía cuando empezó a juguetear con ese extraño líquido que sale de su boca… seguro que se ha quedado en la primera fase: ¡la sorpresa! Luego el ser adulto le dará mil explicaciones, raciocinios, pero quizá antes de cualquier teoría científica, la primera utilidad que descubra será la de la sanación, aunque entonces creerá que ese poder solo lo tiene la saliva de su madre, porque cuando la otra vez se golpeo en el parque, él vio con sus propios ojos, como ella le untó con su saliva,  y el dolor desapareció, y ¡la herida sanó rápidamente!

BLOG, BLOG, BLOG, BLOG, alguien llama.

¡Ah!, sí, yo venía aquí a hablar de mi blog, a presentarlo y explicar de lo que iba. Pues eso, mi blog va de economía, de números, de cuentas y cuentos, parafraseando el blog de Jesus Vega, aunque no pretenda imitarlo.

Empiezo este blog para compartir lo que aprendo por el camino, y para que me aportéis lo que vosotros sabéis, por aquello de ser más sabio.

Blog, blog, blog, blog, sigo caminando por un sendero lleno de sorpresas… descubrimientos,

Blog, blog, blog, blog, son mis huellas el camino, y nada más.